ChatGPTって、実際どう使えるの？最近、顧問先の経営者の方々からそんな声をいただくことが増えてきました。「使えたら便利そうだけど、うちはそんな大それた会社じゃないし……」「そもそもAIとか、なんか怖い」「1回使ってみたけど、よく分からなかった」……というお気持ち、とてもよく分かります。
ですが実際には、「中小企業や士業事務所こそうまく使えばかなり効率が上がる」のがChatGPTの魅力です。今回は、” 経理・総務・人事の仕事でありがちな「ちょっと困る場面」”を例に、5つの活用法をご紹介します。
① 社内通知の文章づくりに疲れたとき
たとえば「事務所の冷房温度についてのご案内」――なんだかよく分からないけど書くのに30分かかる、そんな経験ありませんか？
ChatGPTに「社員向けに冷房温度のお願いを、やわらかく書いて」と聞くだけで、「適温な職場環境づくりのため、冷房設定にご理解とご協力を……」と気の利いた文章を自動で提案してくれます。
★書くのに30分かかっていた案内文が、10秒で出てくるとちょっと複雑な気分ですが、「AIに負けた」のではなく「AIを使いこなした」と思いましょう。
② 手順書やマニュアルの“初稿地獄”を脱出
新しく導入したクラウド会計ソフトの操作説明を作りたい、でも自分では説明がぐちゃぐちゃに…。ChatGPTに「〇〇の操作手順を5ステップで」と依頼すると、シンプルな段階構成で手順をまとめてくれます。
★「うちのマニュアルより分かりやすいな」と言われて、マニュアル班がやや落ち込むも、最終的には「これ、ベースとしてアリだね」とうなずく展開に。
③ 経営者の「壁打ち相手」にもなる
「新しい福利厚生、導入しようかどうか…」
ChatGPTに「中小企業で導入できる福利厚生の例を教えて」と聞けば、一般的な案だけでなく、最近のトレンドまでヒントをくれます。
★ChatGPTに「リフレッシュ休暇の導入は有効です」と言われ、社員には「社長がAIに言われたから休み増やした」と噂されるが、悪くはない。
④ 社内教育資料の「骨組み」づくり
「新人スタッフ向けに“メールの書き方マナー集”を作りたい」
ChatGPTに「新人向けに、社外メールの基本マナーをA4一枚にまとめて」と依頼すると、件名・宛名・署名・敬語などの基本が整った下書きが出てきます。
★ChatGPTが作ったマナー集を見て、「これ、うちのベテラン社員にも読ませたいな…」とつぶやいた部長。実はベテランほど刺さる内容だったりします。
⑤ Excelの“関数沼”から救ってくれる
「IF関数って、どうやって書くんだっけ？」「集計表をもっと自動化できないかな…？」
そんな疑問にも、ChatGPTはしっかり答えてくれます。数式の書き方から、どう応用できるかまで、優しい先生のように解説してくれます。
★ただし、ChatGPTは「完璧なExcel職人」ではないので、うのみにせず最後はご自身で確認を。“ちょっと惜しい答え”が出ることも多々あります。
最後に：この文章も、実は…
ちなみに――ここまで読んでいただいたこの記事も、実はChatGPTさんと一緒に作っています。
といっても、「丸投げで勝手に書かせた」わけではありません。
こんな内容にしたい、こんな雰囲気にしたい、オチを付けて欲しい…と、こちらが“上司”、ChatGPTが“秘書”のような関係で進めています。うまく使えば、「文章作成が早くなる」「考えが整理される」「ちょっと楽になる」。そんな感覚を、ぜひ実感していただければ嬉しいです。
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